* volontarietà: la conciliazione è volontaria perché sono le parti che devono decidere liberamente di aderirvi. Infatti, non è sufficiente che una delle parti richieda la conciliazione. Deve esserci l'adesione anche dell'altra parte affinchè si possa arrivare alla risoluzione autogestita della controversia.

* economicità: la conciliazione non richiede grossi impegni di natura economica. E' sufficiente compilare un apposito modulo in distribuzione presso le Camere di Commercio dove sono istituite le Camere di Conciliazione, compilarlo e depositarlo nella segreteria. Sarà quest'ultima che avrà il compito di curare tutti gli aspetti organizzativi dietro pagamento di € 30,00 a titolo di spese di avvio della procedura (tale somma non è dovuta se una delle parti è un consumatore; quando il tentativo è obbligatorio per legge, ovvero quando le parti depositano una domanda congiunta). In caso di accettazione della controparte, si terrà successivamente un incontro, previo pagamento di una ulteriore somma da parte dei convenuti di spese di conciliazione variabili a secondo del valore della lite, alla presenza del Conciliatore, al quale le parti potranno intervenire accompagnate da un legale o da altra persona di loro fiducia.

* rapidità: la cociliazione è molto rapida rispetto ai tempi biblici della giustizia. Di solito in meno di 45 giorni dalla presentazione della domanda, si raggiunge il risultato finale.

* riservatezza: la riservatezza è poi elemento fondamentale della conciliazione. Le parti si impegnano a non divulgare le informazioni emerse nel corso dell'incontro conciliativo e a mantenere riservato ciò che si è detto. Il Conciliatore mantiene il più stretto riserbo su quanto gli viene confidenzialmente riferito dalle parti in specie su quelle questioni emerse durante le sessioni private dove questi incontra le parti singolarmente, a meno che non sia autorizzato dalla parte.

* flessibilità: la conciliazione non ha regole prefissate e quindi può essere adattata dal Conciliatore e dalle parti a qualunque tipo di controversia. In qualsiasi momento, ciascuna parte è libera di continuare o di lasciare il procedimento senza alcun tipo di conseguenza a suo carico.

* assenza di un organo giudicante: la conciliazione viene gestita e guidata dal Conciliatore terzo neutrale e si svolge con la partecipazione diretta delle parti. Se la conciliazione va a buon fine si conclude con un accordo che esprime la soluzione indicata dalle parti stesse.

* assenza di rischio: quando le parti non raggiungono l'accordo, non viene pregiudicato in alcun modo il successivo ricorso all'arbitrato o al Tribunale.

Con la conciliazione, le parti scelgono la via del negoziato gestito in quanto più che desiderare un verdetto che conferisca la ragione o il torto all'una o all'altra, preferiscono far valere le sole ragioni di business arrivando pertanto a valutare con diversa prospettiva, rispetto ad un giudice, le circostanze che hanno dato luogo al conflitto e le possibilità di una transazione.

Il percorso è piuttosto semplice ed informale, breve, non dispendioso ed efficace. Tutto il procedimento è incardinato intorno alla figura essenziale del Conciliatore che deve essere una persona che ha frequentato un apposito corso ed ha ricevuto un vero e proprio addestramento per lo svolgimento del suo importante compito di terzo neutrale che aiuta le parti a ricercare la soluzione migliore per dirimere una controversia.

Il Conciliatore guida le parti per far gestire loro direttamente la situazione conflittuale creatasi portando la loro attenzione non sui diritti ed obblighi ma sulle loro esigenze ed insoddisfazioni, sui loro progetti futuri, portandole a focalizzare soluzioni alternative affrontando le questioni sul piano del reciproco interesse. L'insoddisfazione porta alla mancanza di comunicazione e al disaccordo.

Il Conciliatore deve favorire la comunicazione, l'accordo e la soddisfazione di entrambe le parti, ecco perché il Conciliatore deve essere una persona competente che abbia una specifica preparazione proprio per assicurare terzietà, imparzialità, rispetto, capacità di non interferire, ascoltare, empatia, concentrandosi su elementi come le emozioni, le paure e le aspettative future dei litiganti che, nel giudizio ordinario o nell'arbitrato, non troverebbero mai spazio in modo adeguato.

* per contratto: quando in un contratto commerciale è prevista la clausola compromissoria che prevede il ricorso all'arbitrato, potrebbe essere inserita anche una disposizione che invita prima le parti a far ricorso alla conciliazione.

* per libera scelta: si può ricorrere alla conciliazione quando le parti, pur non avendo previsto la clausola in un contratto, decidono, di comune accordo, di rivolgersi ad una Camera di Commercio per tentare di risolvere una controversia attraverso il ricorso ad una procedura di conciliazione.

*su invito del giudice: durante le fasi di un giudizio, il giudice può invitare le parti a ricorrere al tentativo di conciliazione. Se il tentativo fallisce, si ritorna al giudizio interrotto. Le spese di soccombenza del giudizio possono essere a carico della parte vittoriosa, se questa ha rifiutato l'invito alla concilizione suggerita dal giudice.

*per legge: in alcune materie (telecomunicazioni, sub-fornitura, ecc.) la legge obbliga le parti ad esperire un tentativo di conciliazione prima di iniziare un giudizio ordinario in Tribunale.

Secondo uno schema convenzionale, nell'incontro di Conciliazione si possono distinguere una serie di fasi:

1) la presentazione di note scritte per far conoscere al Conciliatore l'argomento della controversia;

2) la riunione congiunta delle parti per la presentazione del caso alla presenza del Conciliatore che ascolta;

3) una o più riunioni separate con discussioni e chiarimenti tra le singole parti e il Conciliatore;

4) la riunione congiunta finale per concordare i termini dell'accordo raggiunto;

5) la formalizzazione dell'accordo con la sottoscrizione del verbale di conciliazione.

6) In caso di mancato accordo tra le parti viene stilato un verbale negativo.

Con la riforma del diritto societario (decreto legislativo 5/2003) insieme alla clausola compromissoria che prevede il ricorso all'arbitrato, o il ricorso al giudice, è stata introdotta la conciliazione quale strumento di risoluzione delle controversie societarie.
Il D.Lg.vo 5/2003 ha previsto che possono svolgere conciliazioni in materia societaria solo gli organismi iscritti in un apposito registro tenuto dal Ministero della Giustizia.
Le Camere di Commercio che hanno già organismi di conciliazioni precedentemente costituiti, possono essere iscritte di diritto nel registro del Ministero senza la necessità di verifica dei requisiti di legge ai quali invece devono essere sottoposti tutti gli altri organismi di conciliazione siano essi pubblici che privati.
Infatti il legislatore aveva già conferito alle Camere di commercio, con l'art. 4 della legge 29/12/93, specifiche funzioni per lo svolgimento delle conciliazioni in materia di tutela dei diritti dei consumatori, servizi di pubblica utilità e telecomunicazioni.

I risultati sempre crescenti ottenuti nell'ultimo decennio hanno consentito alle Camere di Commercio di accumulare esperienza, e per questo il legislatore ha considerato in modo favorevole il ricorso alla conciliazione anche nell'ambito di controversie societarie inserendo di diritto le Camere di Commercio nell'elenco del Ministero.

Il ricorso alla conciliazione nell'ambito di controversie commerciali consente di risolvere le liti con immediatezza, riservatezza, efficacia interruttiva della prescrizione con la domanda di conciliazione, efficacia di titolo esecutivo del verbale di conciliazione quando è omologato dal Presidente del Tribunale. Il verbale e tutti gli atti della conciliazione sono esenti dell'imposta di bollo. Il verbale di conciliazione è esente dall'imposta di registro entro il limite di € 25.000,00 come valore dell'accordo economico raggiunto.

La conciliazione societaria offrirà alle imprese vantaggi via via sempre maggiori perché non affermerà torti o ragioni ma, per quanto possibile, salvaguarderà i rapporti commerciali e probabilmente ne creerà anche di nuovi.
Il ricorso alla conciliazione dunque consentirà alle imprese di migliorare la gestione delle controversie con una notevole riduzione di costi e di tempi.